Dissertação de Mestrado Gestão da Investigação Clínica 2023 Faculdade de Ciências Médicas, Universidade NOVA de Lisboa

This project was developed within the scope of the Clinical Research Management Master. Starting with one of the difficulties faced by the Hospital da Luz Learning Health Research Center, the multiplicity of tasks performed manually by the clinical trials coordination team, research on the existing management softwares was carried out – Clinical Trials Management Systems. This type of digital tool has the potential to alleviate these tasks by automating and combining them into a single platform. The goal was to improve the research center’s efficiency, to promote patient’s safety and data quality. A strategic plan was carried out to serve as a guide through the research, analysis and decision to implement this software tool. The plan was to define the main research center's difficulties, to decide the software's requirements and to find the available solutions on the market. This search was made through inquiries to several research centers and trough software suppliers’ presentations. Selection criteria were defined for the final decision and a hypothetical implementation of the chosen tool. This research and planning began with the idea of purchasing software, but the conclusion was that it was easier to develop it in-house. The tool could be developed by the IT department thus allowing a controlled budget tailored to the research centers needs while controlling every step of the process. Better efficiency in managing a research center is only one of the benefits of the existing digital tools. Some were developed to increase recruitment rates or even patient retention in clinical trials, and there are many more opportunities to explore in the research center digital future

Este projeto foi realizado no âmbito do Mestrado de Gestão na Investigação Clínica. Partindo de uma das dificuldades que o Centro de Investigação do Hospital da Luz Learning Health enfrenta, a multiplicidade de tarefas realizadas manualmente pela equipa de coordenação de estudos e ensaios clínicos, foi realizado um levantamento de softwares de gestão – Clinical Trials Management Systems. Este tipo de ferramenta digital tem o potencial de aliviar essas tarefas, automatizando e agregando-as numa única plataforma. Os objetivos foram a otimização da eficiência do centro de investigação, a promoção da segurança dos participantes e a melhoria da qualidade dos dados. Foi realizado um plano estratégico para servir de guia através da pesquisa, análise e decisão de concretização desta ferramenta de software. O plano consistiu no levantamento dos principais constrangimentos do centro de investigação, nos requisitos do software e na pesquisa de soluções no mercado. Esta pesquisa foi realizada através de inquéritos a vários centros de investigação e apresentações de fornecedores, foi depois concretizada uma definição de critérios de seleção para a tomada de decisão e finalmente uma hipotética implementação da ferramenta escolhida. Esta pesquisa e planeamento partiram da premissa de uma potencial aquisição de software, mas concluiu-se que desenvolvê-lo internamente trará mais benefícios. A ferramenta poderá ser desenvolvida pela equipa dos sistemas de informação, e assim permitir um orçamento mais controlado, um software adaptado às necessidades do centro de investigação e um maior controlo sobre a manutenção e novos desenvolvimentos da mesma. Uma maior eficiência na gestão dos centros de investigação, é apenas uma das mais-valias das ferramentas digitais já disponíveis. Outras ferramentas digitais foram desenvolvidas ultimamente, para aumentar as taxas de recrutamento, a retenção de participantes nos ensaios clínicos e estas são só algumas das muitas oportunidades a explorar no futuro digital dos centros de investigação